Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
— Згідно із законодавством, до 10 червня 2026 року всі трудові книжки мають бути оцифровані й облік трудової діяльності працівників повинен вестися лише в електронній формі, — каже Наталія Лужецька, заступниця начальника Головного управління ПФУ у Львівській області. — Тепер першочергово подаються відомості щодо трудової діяльності осіб, які претендують на призначення пенсій. Ми комунікуємо із роботодавцями. Нагадуємо їм про необхідність своєчасно оцифровувати трудові книжки тих працівників, які невдовзі досягнуть пенсійного віку. Відомості про трудову діяльність роботодавець може подавати в “Е-кабінеті страхувальника” на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Також кожна застрахована особа може подати сканкопії документів про свою трудову діяльність, і працівники Пенсійного фонду України оцифрують їх. Окрім трудової паперової книжки, для цього треба мати із собою паспорт, ідентифікаційний код і можна долучити інші документи про стаж (диплом, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей (за умови догляду за дітьми до 3-річного віку) тощо). Зрештою кожна застрахована особа може самостійно, не виходячи з дому, оцифрувати свою трудову книжку.
— Як це зробити?
— Потрібно зайти у власний кабінет на порталі електронних послуг ПФУ з допомогою електронного цифрового підпису, банківського ID або Дія.Підпис, заповнити інформацію про трудову діяльність (якщо вона не завантажиться автоматично) та надати згоду на обробку персональних даних. Далі — завантажити на портал заздалегідь зроблені сканкопії трудової книжки, підтвердити за допомогою електронного цифрового підпису відповідні зміни й очікувати перевірки ПФУ. У такий спосіб паперова трудова книжка буде збережена на порталі ПФУ в електронній формі.
— Якщо у трудовій книжці є записи із помилками, то хто може змінювати цю інформацію?
— Персональні дані власника трудової книжки мають відповідати даним у паспорті. У випадку, коли виявлено якісь помилки, то можна звернутися у сервісний центр ПФУ, де порадять, як внести необхідні зміни до трудової книжки.
Роботодавці перед поданням відомостей про трудову діяльність своїх працівників роблять так званий аудит трудових книжок. Тобто перевіряють, чи прізвище, ім’я, по батькові відповідають паспортним даним. Якщо жінка, до прикладу, після заміжжя змінювала прізвище, то кадрова служба обов’язково має внести зміни на титульній сторінці трудової та зазначити, відповідно до якого документа вносилися виправлення. Дата народження має вказуватися у відповідному форматі із зазначенням дня, місяця і року народження. Якщо потрібні виправлення, то їх роблять працівники кадрової служби підприємства, де працює застрахована особа.
Якщо особа не працює, а їй у трудовій книжці необхідно виправити певну інформацію, то це можна зробити лише в судовому порядку.
