“Читала, що закон вимагає до 10 червня 2026 року внести дані з паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Я офіційно працюю з 1999 року. Усі записи про трудову діяльність у моїй трудовій книжці є. Але до Пенсійного фонду, щоб оцифрувати їх, я ще не зверталася. Скажіть, будь ласка: це всі без винятку громадяни, які мають страховий стаж, повинні передати скановані копії трудової до ПФУ? I чи не втрачу я стажу, якщо вчасно цього не зроблю?”
Ганна Корецька, Вінницька обл.
— Облік трудової діяльності працівника в електронній формі запроваджено ще з червня 2021 року, — пояснює Наталія Лужецька, заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду України у Львівській області, начальниця управління інформаційних систем та електронних реєстрів. — 10 червня 2026 року офіційно завершується 5-річний перехідний період. На сьогодні є законопроєкт, який передбачає, що цей термін буде подовжений. Поки що він не ухвалений. У будь-якому разі особа, яка не оцифрувала трудову книжку до 10 червня 2026 року, страхового стажу не втратить. Документи можна буде подати й пізніше.
— Як це зробити?
— Скановані копії паперової трудової книжки чи інших документів, які підтверджують стаж, можна завантажити через портал Пенсійного фонду. Це може зробити роботодавець — через кабінет страхувальника. Або сам працівник чи непрацевлаштована особа — через кабінет застрахованої особи. Щоправда, для цього потрібно мати кваліфікований електронний підпис. Якщо ви не маєте КЕП, то можете звернутися до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду, і працівники допоможуть відсканувати трудову книжку та завантажити копії. Зауважу, що перш ніж оцифровувати трудову, треба перевірити дані, внесені до неї, — переглянути, чи вказані всі реквізити, чи немає якихось виправлень. Якщо певних відомостей бракує, потрібні будуть додаткові уточнювальні довідки.
У реєстрі застрахованих осіб є інформація про працевлаштування та звільнення працівника, починаючи з 2004 року, — вона завантажується з відомостей зі звітності страхувальника. А от відомості про посаду працівника у звітності з ЄСВ відображені лише з 2018 року. Тому бажано оцифрувати паперову трудову книжку всім, хто працював до 2018-го, — тоді розширена інформація з’явиться у Реєстрі застрахованих осіб.
— А як перевірити, чи всі дані внесені до реєстру, якщо людина самостійно спробувала оцифрувати трудову книжку?
— На вебпорталі ПФУ потрібно зайти через особистий кабінет у розділ “Електронна трудова книжка” (ЕТК). Для перегляду записів слід відкрити вкладку “Дані ЕТК”. У цьому розділі доступні три вкладки. Вкладка “Записи трудової книжки” містить інформацію про трудові відносини найманого працівника, сформовану автоматично за даними звітів роботодавців. Вкладка “Відцифрована ЕТК” відображає дані, внесені за результатами оцифрування на підставі поданої сканованої трудової книжки. Вкладка “Скан-копії трудової книжки” містить завантажені копії паперової трудової книжки, подані застрахованою особою або страхувальником. На головній сторінці особистого кабінету також зазначено загальний страховий стаж.
Додам, що, крім трудової книжки, варто долучити такі документи про стаж, як диплом про навчання, бажано з вкладкою, де вказана інформація про форму навчання (очну чи заочну); військовий квиток, якщо особа проходила службу в армії; свідоцтво про народження дитини, якщо особа не працювала тоді, коли доглядала дитину.
У кожному сервісному центрі ПФУ є термінал електронної черги, де можна безпосередньо взяти талончик і в живій черзі дочекатися прийому. Так само на прийом можна записатися онлайн через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду. Тут ви можете обрати зручний для себе день та годину. Звертатися можна у будь-який, зручний для вас сервісний центр ПФУ, не обов’язково за місцем реєстрації.
